Pflichtangaben geschäftlicher E-Mails & Generator (E-Mail Signatur)

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Worüber sich manch Gewerbetreibender gar keinen Kopf macht ist die Tatsache, dass geschäftliche E-Mails durchaus Pflichtangaben benötigen, z.B. durch eine entsprechende E-Mail Signatur. Diese erleichtert nicht nur die Kontaktaufnahme und ist mehr oder weniger nett anzusehen, sondern alle Gewerbetreibende sind verpflichtet, eine vollständige E-Mail Signatur in Ihre E-Mails einzufügen. Dabei ist es völlig egal, ob der Gewerbetreibende im Handelsregister eintragen ist oder nicht. Sobald man nicht mehr privat, sondern geschäftlich handelt, bedarf es einiger Pflichtangaben.

Diese Angaben, die in der Regel unter der Grußformel zu finden sind, müssen nicht so umfangreich sein, wie das Impressum einer Website, einige Dinge sollten aber zwingend vorhanden sein.

Was ist denn eine geschäftliche E-Mail überhaupt?

Kurz erklärt sind das alle schriftlichen Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt, die ich in meiner Funktion als Gewerbetreibender nach außen schicke. Also nicht nur Rechnungen, Aufträge usw. sondern auch sonstige Korrespondenz, die via E-Mail geschäftlich geführt wird. Vergleichbar ist dies mit einem Geschäftsbrief.
Unternehmensinterne Mitteilungen, also z.B. zwischen verschiedenen Abteilungen derselben Firma oder die Mails von Kollegen untereinander, gelten meist nicht als Geschäftsbrief.

Welche Angaben benötigt eine geschäftliche E-Mail?

Zunächst einmal ist natürlich der Name des Unternehmens zu nennen sowie der Inhaber mit Vor- und Familiennamen anzuführen. Ebenso bedarf es einer ladungsfähigen Anschrift. Für weitere Angaben kommt es darauf an, welche konkrete Rechtsform das Unternehmen führt. Es gibt durchaus Unterschiede zwischen z.B. im Handelsregister eingetragenen Kaufleuten und einer Unternehmergemeinschaft. Der Artikel „Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails“ der IT-Recht Kanzlei München erläutert das Thema ausführlich und weist auch auf die Pflichtangaben verschiedener Unternehmensformen hin.
Einen tollen Generator für diese Pflichtangaben gibt es auf der Website der Kanzlei Plutte ► „E-Mail Pflichtangaben Generator für die E-Mail Signatur“

Übrigens: Einfach einen Link zum Impressum der unternehmenseigenen Website in der E-Mail anzugeben, um die Pflichtangaben zu sparen, reicht nicht aus.

Mein Artikel stellt keine verbindliche Rechtsberatung dar! Bitte wenden Sie sich dafür an einen Rechtsanwalt oder an eine andere geeignete Stelle.

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