WhatsApp Business für Unternehmen

Nov 20, 2019 | Onlinemarketing

WhatsApp Business

WhatsApp Business für Unternehmen – was ist das eigentlich?

WhatsApp Business (ein Messenger-Tool für das Smartphone) ist ein Service für Unternehmen, kostenfrei, mit  Zusatzfunktionen und interessant für alle, die das private Profil vom Unternehmensprofil trennen möchten.

Für welche Zielgruppe eignet sich der Dienst?

WhatsApp Business richtet sich vorerst an kleinere Unternehmen, die ihren Kunden diesen Messenger-Dienst als zusätzlichen Kommunikationskanal anbieten möchten. Bereits viele Unternehmen haben diese Popularität für sich entdeckt, hat WhatsApp doch ca. 1,3 Milliarden Nutzer weltweit. Inzwischen können sogar Newsletter durch Nutzung von Drittanbietern verschickt werden. Mit einem Business-Profil ist man deutlich als Unternehmen erkennbar, kann Informationen zum Firmenstandort hinterlegen, Öffnungszeiten und Kontaktdaten nennen. Sobald die Telefonnummer verifiziert wurde, bekommt man ein grünes Siegel.

WhatsApp Business bietet praktische Zusatzfunktionen

WhatsApp Business bietet neben dem Unternehmensprofil interessante Zusatzfunktionen, zum Beispiel:

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Begrüßungsnachrichten

Der Versand erfolgt beispielsweise automatisch durch WhatsApp Business, wenn ein Kunde das Unternehmen zuerst anschreibt. Sie werden auch verschickt, wenn der Kunde sich nach 14 Tagen Inaktivität erneut beim Unternehmen über den Messenger-Dienst meldet.

Abwesenheitsnachrichten

Die praktischen Abwesenheitsnachrichten können sogar mit einem Zeitplan erstellt werden, wie man dies bereits von Autorespondern für E-Mails kennt.

Schnellantworten auf häufig gestellte Fragen

Diese vorher abgespeicherten Antworten, die mit einem Schlüsselbegriff versehen sind, bieten eine praktische Funktion bei häufig wiederkehrenden Fragen.

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Chat-Nachrichten mit Kunden

In einem Kunden-Chat können praktische Labels vergeben werden, z.B. für neue Kunden, neue Bestellungen usw. So kann sehr leicht überprüft werden, wobei es in einem Chatverlauf geht.

Sollte es zu Spamproblemen kommen, können Chats auch als Spam markiert oder Kontakte blockiert werden.

Statistiken

Nachrichtenstatistiken geben einen Überblick über die Anzahl der gesendeten, zugestellten und gelesenen Nachrichten.

Welche Vorteile entstehen für die Kommunikation mit Kunden?

Die Vorteile von WhatsApp Business liegen auf der Hand:

  • WhatsApp hat eine sehr hohe Reichweite und spricht eine sehr breite Zielgruppe an.
  • Es ist eine zeitsparende und mobil verfügbare Möglichkeit, den Kunden persönlich anzusprechen.
  • Mediendateien wie Fotos, Videos etc. sind leicht einzubinden und zu versenden.
  • Sprachnachrichten und Anrufe sind genauso möglich, wie mit einem privaten WhatsApp-Account.
  • Der Austausch über WhatsApp verursacht keine SMS- oder Newsletterkosten.
  • Bei WhatsApp Business muss nicht zwingend eine Handynummer für die Funktion hinterlegt werden. Es werden auch Festnetznummern akzeptiert. Eine Anleitung zur Nutzung mit Festnetznummer gibt es hier: WhatsApp mit Festnetznummer verwenden – so geht’s
  • Wie schon bei dem privaten WhatsApp-Account möglich, lässt sich auch WhatsApp Business über den PC durch WhatsApp Web nutzen.

Verschlüsselung

Der Austausch von Nachrichten geschieht bei WhatsApp mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Die App verlangt Zugriff auf alle Kontaktdaten, die im Smartphone gespeichert sind. Erlaubt man dies, werden alle Kontaktdaten auf den WhatsApp-Server übertragen, was zu datenschutzrechtlichen Problemen führen kann. Kontaktdaten ohne vorherige Einwillung der Betroffenen zu übertragen, ist rechtswidrig. Zudem werden nicht nur  Kontaktdaten von Personen übertragen, die selbst WhatsApp oder WhatsApp Business nutzen, sondern auch von Betroffenen, die den Dienst nicht nutzen.

Ermöglicht man für Dritte einen Zugriff auf Kundendaten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem externen Unternehmen zu schließen. Zusätzlich ist die Einwilligung der Betroffenen erforderlich und zwar vor der Weitergabe der Daten. Die Einwilligung sollte entweder schriftlich oder in einem elektronischen Format vorliegen.

Um die Vorschriften der DSGVO zu erfüllen ist es zudem nützlich, die gespeicherten Kontakte voneinander zu trennen. Es gibt Tools, die dies für einen übernehmen können. Meist sind dies besondere Apps, in welchen die privaten Kontakte getrennt von den Business-Kontakten gespeichert werden. Viele Smartphones verfügen auch über einen sogenannten „Sicheren Ordner“, der diese Funktion erfüllen kann.

Trennt man die Kontakte auf diesem Wege, werden in WhatsApp und in WhatsApp Business nur die Kontakte angezeigt, die selbst WhatsApp bzw. WhatsApp Business nutzen. Eine Einwillung zur Datenweitergabe (siehe oben) ist meiner Kenntnis nach trotzdem vorher einzuholen.

Hinweis: Da ich selbst keine Anwältin bin und meine Beiträge niemals eine Rechtsberatung darstellen oder ersetzen können, weise ich darauf hin, sich bezüglich der DSGVO-Thematik immer an einen Fachanwalt zu wenden. Weitere Informationen finden Sie auch im Beitrag der IT-Recht Kanzlei München „WhatsApp Business und die DSGVO: datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Kundenkommunikation über die App“ sowie im Beitrag „Whatsapp und die DSGVO: Darf der Messenger auf dem Firmenhandy bleiben?“ von e-Recht24.

Wie sieht es mit dem Wechsel von WhatsApp zu WhatsApp Business aus?

Ein solcher Wechsel bereitet in der Regel keine Schwierigkeiten. Nach der Installation von WhatsApp Business fragt die App, ob alle Daten und Chats aus der Standardversion übernommen werden sollen. Bitte an dieser Stelle auch wieder den vorherigen Hinweis auf die Einhaltung der DSGVO beachten.

Ist eine gleichzeitige Nutzung von WhatsApp und WhatsApp Business auf demselben Mobilgerät möglich?

Grundsätzlich ist eine gleichzeitige Nutzung beider Accounts auf einem Gerät möglich. Allerdings muss WhatsApp Business dafür mit einer separaten Telefonnummer gekoppelt sein. Problemlos möglich sollte die parallele Nutzung z.B. bei Smartphones mit Dual-SIM-Funktion sein.

WhatsApp & Abofallen

Immer wieder kommt es bei WhatsApp zu Versuchen, Nutzer in Abofallen tappen zu lassen. Mal sind es Meldungen, nach denen WhatsApp angeblich bald abläuft (siehe auch mein Artikel „Abofalle: „WhatsApp abgelaufen“ – 4,99 €/Woche statt 0,89 €/Jahr“), ein anderes Mal sind es z.B. Meldungen, die verlangen, das Konto zu aktualisieren (Mimikama – „Achtung: Betrug bei WhatsApp!“). Bei solchen und ähnlichen Meldungen sollte man immer eine gesunde Vorsicht walten lassen. Hilfreich kann es da schon sein, diese Meldungen in die Google-Suchmaske einzutippen und in den Suchergebnissen zu schauen, ob es sich um mögliche Abofallen handeln könnte.

Fazit

Für viele kleinere Unternehmen bietet WhatsApp Business als zusätzlicher Kommunikationskanal eine Vereinfachung des Kundenkontakts und kann sich als sehr nützlich erweisen. Unter Einhaltung der DSGVO-Vorschriften ist ein Test des Messengers sicherlich einen Versuch wert.

Mein Artikel stellt keine Rechtsberatung dar!
Bitte wenden Sie sich dafür an einen Rechtsanwalt oder an eine andere geeignete Stelle.

Birgit Neuser

Hallo, ich bin Birgit Neuser, Web- & Grafikdesignerin bei Neusign. Ich liebe es, in der digitalen Welt kreativ zu sein. In diesem Blog schreibe ich für Sie über Interessantes aus der Welt des Onlinemarketings, Web- & Grafikdesigns und des Internetrechts.

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